[AVIS] Le paradoxe SharePoint : Gouvernance or not ?
Travaillant main dans la main avec Christian Hougardy sur le sujet de la Gouvernance et ce depuis longtemps, je suis assez effaré du Buzz actuel sur la notion de gouvernance.
Si, si le terme en moins de 4 mois est devenu aussi connu dans le monde du SharePoint que Britney Spears dans le milieu People.
Mais bon, au moins, la gouvernance est un vrai sujet de valeur.
Je suis tombé sur un très bon article du
SharePoint Paradox Meets SharePoint Governance
Je reviendrai pas sur la notion de gouvernance, cet article ou ces posts de Christian couvrent très bien le sujet
Mais je veux attirer votre attention sur quelques points de la lecture de l'analyse du Paradoxe SharePoint
Actuellement, SharePoint 2007 vit un essor incroyable : la demande afflue, la confiance augmente : C'est la technologie à la mode en entreprise
On le constate aisément :
- Soit par les chiffres : $1billion 100 million pour Microsoft en 1 an de license MOSS
- Soit par le trust du sujet SharePoint dans la plupart des Évangélistes : même Guy Kawasaki y regarde de plus prés
- Soit par la chasse MASSIVE des compétences SharePoint : bonjour les recruteurs surmotivés
- Soit par la taille grandissante des projets SharePoint
Difficile d'expliquer un tel essort ?
>>> Pas temps que cela si on regarde certaines caractéristiques de base de SharePoint
- Générateur d'espace au besoin
- Des modèles prêts à l'emploi prônant la collaboration, le partage
- l'interconnexion Office
- Une montée en charge
- le natif peut couvrir à froid 80% de besoin de base
- un modèle objet complet et un système de déploiement complet
- ...
Si ça ne s'explique pas aisément, en tout cas ça se comprend bien
Le vrai Paradoxe de SharePoint est que son pire ennemi est lui même !!!
KEZAKO
Non non, vous avez bien lu et j'assume
Je m'explique :
Depuis longtemps, j'avertie les gens sur l'aspect viral de SharePoint. Du moment que vous créez un site pour un user voir un second pour des meetings, ses collègues ne mettront pas longtemps a en voir l'intérêt et à exiger le même
Et la commence la SPandémie
>>> Vous créez de plus en plus de site, vous gérez de moins en moins et à la fin vous déléguez les droits de création à des tiers ...
Moralité, SharePoint suit une croissance organique sous contrôle du besoin des utilisateurs, souvent sans fin suite à la disette informatique de la bubulle de l'an 2000.
En effet, SharePoint offrant une véritable liberté de création de contenu, il donne en même temps un pouvoir très dangereux qui se concrétise en
- une jungle de site SharePoint
- une accumulation de data parsemées
- des moteurs de recherche débordés
- des DB en croissance permanente : bonjour les DBA avec 300GB dans un base
- des KPI clairsemés
- ...
Qui dit grand pouvoir, dit grande responsabilité
Or, avez vous déjà su convaincre un utilisateur, un IT, un DEV de suivre les formations et de bien écouter ?
C'est assez compliqué. Prenez par exemple le cas des inbox Exchange de plus de 2GB jamais classés ...
L'effet Viral de SharePoint m'amène à une sorte de "théorème" : "Quelque soit la volumétrie estimée du projet, elle sera PI fois supérieure"
Sous entendu : prévoyez un coefficient entre 3 et 4 supérieur à vos prévisions
>>> Quand les utilisateurs adhérent, ils n'en démordent pas, bien au contraire
C'est la qu'arrive les vrais soucis ...
- Les DBs grossissent et remettent en question l'architecture de stockage
- Difficile d'unifier une politique de catégorisation/taxonomie
- Des bibliothèques de partout
- Des Content types non centralisés
- Modèles de document ?
- Gestion des modèles ?
- Croissance non maîtrisée
Sous entendu : bye bye l'organisation générale
Il faut donc maitriser ses processus et les règles de gestion
Soit la problématique de la gouvernance, la vraie !
Définir les tenants et aboutissants comme :
- les responsabilités
- la définition des modèles
- la délégation
- les droits et devoirs
- la politique de croissance et de formation
Sous entendu, contrôler, gérer à la baguette tel un chef d'orchestre Allemand la vie de votre ferme SharePoint
Et là le paradoxe prend toute son ampleur !!!
- La force de SharePoint est de générer au besoin / la gouvernance veut les contrôler
- La gouvernance est surtout un recueil de processus, pas de bonne pratique
Donc, d'un coté il faut cadrer le potentiel de l' outil et en plus selon des règles de gestion
Ce qui est bien compliqué est, selon mon point de vue, si on applique une Check List à la lettre, on ne fait que contrôler que tout va bien
>>> on ne s'assure pas que la Check List soit justement au fait de vraies bonnes pratiques
En résumé, si la gouvernance définit les "What to do", il faut en parallèle gérer aussi les "How to do"
Vous voulez un exemple ?
Simple, prenons le cas de la DB
- point de vue gouvernance : un personne est responsable de la maintenance SQL et doit assurer une SLA de 45 minutes en cas de crash
- point de vue DBA : je ne pourrais définir une SLA que selon mon matériel et vos besoins
C'est facile de définir des SLA mais recopier 150 GB depuis une bande magnétique et la restorer en moins de 45 min ...
>>> il faut donc les machines adéquates, la compétence et valider le tout avant même de définir engagement et responsabilités
Actuellement, le soucis est de justement définir d'un coté les Best Practices SharePoint et ensuite les accorder adroitement avec son plan de Gouvernance
Maintenant, trouver ces bonnes pratiques, suivre l'évolution de la technologie et prévoir/gérer le fonctionnement de sa ferme est extrêmement chronophage et compliqué ...
Il est vrai qu'on trouve de plus en plus de gens qui vous diront ce qui est "bien de faire" mais peu qui vous expliquerons "comment le faire"
Tout un dilemme, un autre paradoxe !
Un dernier paradoxe pour la fin ?
Il est actuellement très difficile de mettre en place un vrai plan de gouvernance une fois les machines installées, les licences acquises et le portail ouvert aux utilisateurs. En effet, comment recadrer un processus déjà initié à postériori
Actuellement, la démarche d'auditer ses besoins, son évolution et de définir la véritable utilisation de la technologie n'est jamais synchrone avec l'achat des machines et/ou le potentiel de son réseau. Mais sans cette démarche, comment arriver à un véritable "sizing" ?
...
Mais bon, pour finir sur une note positive :
- les bonnes pratiques existent !
- les mauvaises aussi !!!!
Faites de bons choix et surtout soyez prudent avec la technologie SharePoint : Ce produit marche bien voir trop bien 
A bientôt
Renaud Comte aka TheMit (pour la promotion des "Bonnes Pratiques")
Member of WygTeam
http://www.wygwam.com
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