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Julien Chable

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[SharePoint 2010] Planifier sa Gestion Electronique de Documents – Partie 0

Que ce soit des PME ou les plus grands entreprises mondiales, qui n’a pas rêver d’une plateforme permettant de gérer le cycle de vie de leurs documents qui soit simple, stable et flexible ? Alors que SharePoint 2007 n’apportait que les prémisses d’une solution documentaire dans l’offre de Microsoft ; la version 2010  fournit quant à elle une véritable plateforme documentaire, les autres n’ont qu’à bien se tenir. Mais ne nous y trompons pas, SharePoint 2010 apporte des outils et uniquement des outils. Une bonne gestion documentaire sera de qualité que si vous anticipez leurs besoins et les solutions techniques à mettre en face.

Cette série a pour objectif de vous introduire à la planification de la gestion documentaire. Pour bonne part cette série fait appel aux projets que j’ai rencontré (et sur lesquels je suis actuellement), aux échanges que j’ai avec d’autres MVP et mes clients, elle se veut donc pragmatique mais aussi technique (les implémentations dans SharePoint 2010 seront détaillées et illustrées). Vous pourrez trouver dans Technet un ensemble d’articles traitant de ce sujet (approche plus théorique).

Avant d’implémenter votre gestion documentaire, prenez un peu de temps pour réfléchir, essayez de prendre un peu de recul sur votre travail (je sais ce n’est pas simple !) et posez-vous tout d’abord les questions suivantes :

  • Est-ce que je possède un niveau hiérarchique suffisant, une légitimé ou un sponsor suffisant (le plus haut, le mieux bien évidemment) pour mener à bien ce type de projet ?
  • Est-ce que je possède les bons interlocuteurs  et une bonne équipe pour recueillir et implémenter ma solution ?

Vous pensez que ce projet est perdu d’avance parce que vous n’avez pas les moyens à votre disposition pour réussir, discutez en avec la personne à l’origine de cette demande. Essayez de lui faire comprendre l’aspect essentiel et critique d’une gestion documentaire qui apportera deux choses à l’entreprise :

  • une facette de structuration des données afin d’améliorer la recherche et l’efficacité de chaque collaborateur dans son travail au quotidien avec ses documents, le bon côté des choses ;
  • une facette structurante pour les utilisateurs et l’entreprise, celle que les personnes aiment le moins (les habitudes auront la vie dures, même pour les personnes des hautes sphères, préparez-vous à avoir des récalcitrants) : rigidité (relative) des workflows, les documents ne seront plus dans les répertoires publics des personnes sur un serveur de fichier (avec l’adage : “le document est là, si les autres en ont besoin, ils est là, à eux de venir les chercher !”), à eux de l’amener aux bons endroits…, etc.

Qu’on se le dise, vous jouez avec 80% du savoir et des connaissances de l’entreprise, sachez-le et faites comprendre la criticité de cette mission et des moyens (humains, d’autorités ou financiers) qu’elle nécessite.

A l’inverse, vous semblez parez pour attaquer ce type de projet, voici les différentes étapes parmi lesquelles vous allez devoir passer et qui seront décrit en détails dans le reste des article de cette série :

  • Identifier et échanger avec les personnes qui influent sur le processus de création, de vie et de destruction des documents,
  • Déterminer les documents et leur cycle de vie,
  • Organiser la structure et les accès aux documents,
  • Planifier l’utilisation des fonctionnalités SharePoint dans le temps (collaboration, enregistrements, types de contenu, workflow, publication, stratégie d’informations, etc),
  • Planifier et implémenter votre recherche.

Mais la règle d’or prévaut : commencez simple puis complexifiez. Un peu de communication et de relationnel ne pourront qu’améliorer vos chances de réussites (quelquefois pour une bonne part).

A bientôt,

Julien

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Posted: mardi 20 juillet 2010 01:42 par neodante
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