Office 365 - SharePoint Online, quelques limitations
De nombreuses entreprises font le choix de SharePoint Online, service fourni au travers de l'offre de Microsoft Office 365. S'il est vrai que ce choix apporte un grand nombre d'avantages; rapidité de mise en œuvre, disponibilité, large couverture fonctionnelle; tout n'est pas idéal. Faire le choix du cloud Microsoft pour SharePoint va vous restreindre dans certaines possibilités. L'objectif de cet article est de vous présenter qu'elles sont certaines de ces limitations.
| | SharePoint Online | SharePoint On-Premise |
| Web Application | 1 seule Web Application | n Web Applications
vous avez l'opportunité de créer plusieurs Web Applications pour différentes raisons d'architecture (isolation des exécutions, isolation des données, accessibilité, …) |
| Blocked File Types | Non configurable | Vous pouvez décider quels fichiers vous voulez bloquer. |
| Managed Path | 2 chemins imposés et fixes
/sites/ et /teams/ | Vous pouvez distinguer des collections de sites au travers de chemins gérés que vous pouvez définir à volonté. |
| Recycle Bin | Non configurable | Vous pouvez contrôler la période de rétention des éléments supprimés que ce soit au premier niveau ou au second niveau |
| Maximum Upload Size | Non configurable | Vous pouvez déterminer la taille maximum des fichiers et documents que vous transférez |
| Content Database | Non configurable | Par défaut une base de donnée est liée à une Web Application. Mais i lest possible de configurer SharePoint pour que chaque collection de site ait sa propre base de données. |
| Alternate Access Mapping | Non configurable | Pour une Web Application donnée on peut déterminer des chemins d'accès de substitution par rapport à des zones d'authentification (Intranet, Internet, Extranet, …) |
Cette liste n'est clairement pas complète. D'autres différences existent évidemment.
Mais qu'est-ce qui est réellement bloquant ?
Concernant les types de fichiers bloqués, vous trouverez une liste de ces extensions sur http://office.microsoft.com/fr-fr/sharepoint-online-enterprise-help/types-of-files-that-cannot-be-added-to-a-list-or-library-HA101907868.aspx
Le fait de ne pas pouvoir contrôler cette liste peut être un sérieux problème. Surtout si on envisage de migrer un SharePoint On-Premise vers Office 365. Si vous avez permis les extensions ".bat" sur votre SharePoint, vous ne pourrez pas migrer ces fichiers là sur SharePoint Online. Une solution possible est de mettre ces fichiers dans un fichier compressé, type archive "Zip". Certains on fait appel au support d'Office 365 pour faire débloquer certaines extensions, mais sans succès.
Beaucoup d'entreprises qui ont déployé SharePoint, ont imaginé des structures de collections en fonction de la structure de leur entreprise. Les départements sont regroupés dans des collections de sites derrière le chemin "departement", les espaces collaboratifs sont distribués derrière des chemins "collaboration", les applications métiers sont hébergées derrières des collections de sites accessibles via le chemin "application". Si une migration vers Office 365 est envisagée, il faudra revoir complètement l'organisation des collections sur base des chemins imposés par Office 365.
Ne pas pouvoir contrôler la taille des fichiers en upload peut aussi être un sérieux facteur bloquant. Selon les spécifications d'Office 365 concernant les plan E, la taille maximum d'upload est de 250Mb. Mais dans les faits, il est fréquent que le transfert d'un fichier de plus de 50Mb soit bloqué.
Sans aller plus loin, on comprendra que faire le choix de SharePoint Online peut être un problème, si mon entreprise exploite déjà SharePoint et veut effectuer une migration, totale ou partielle, vers le cloud de Microsoft. Si par contre, l'aventure SharePoint est quelque chose de neuf pour mon entreprise, SharePoint Online est certainement un candidat sérieux qu'il faut évaluer.
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